數據字典是各應用系統正常運行的基礎，其準備的充分與否將直接影響上線進度的快慢，以及各應用系統運行后是否順利。因此，院方應對數據準備階段的工作給予足夠的重視及支持，安排專人負責聯系、協調、組織各相關人員，共同完成此
項工作。有關數據準備的內容、方法及有關注意事項說明如下：
內容
數據字典分為兩類，一類是符合國家標準的字典，如有關國家名稱、地區名稱、民族、職稱等標準字典，這些字典都有國家標準代號，除非國家標準改變，此字典不允許任意變動。這些字典隨系統提供，不需用戶準備。第二類是需客戶化的字典，需要用戶自行準備。此類字典中，有一部分是輔助字典，內容較少，準備起來也相對容易，其用途是輔助制作主字典，如：藥品劑型字典、藥品單位字典是為了做藥品基本信息字典而作的輔助字典等。另一部分便是主字典，如：人事字典、藥品基本信息字典、收費項目字典、醫囑字典等。若要作某一主字典，便需先將其對應的輔助字典完成。
當然，并不是所有的子系統均要用到所有的字典。有些字典是基礎字典，各個子系統均可能使用到，如：職工主索引、部門科室字典等。而有些則是某個子系統的專用字典，如：單病種字典、單術種字典只在病案子系統中用到，工資項目字典只在財務子系統中用到等。安裝某一子系統前，只要將該子系統所需字典準備好即可。
方法
數據準備開始前，醫院可派人來公司或我公司派專職工程師到醫院，就各個字典的內容及準備方法進行初步培訓。醫院要積極配合，組織相關人員來學習。具體人員，根據上線子系統而定。
各醫院數據準備階段的情況不盡相同，但不外乎以下三種情況：
一、 醫院原來有計算機系統，有自己的一套數據，可經過修改而使用。但一般來說，原有的數據編碼規則與現系統的要求不相符合，需重新編制。
二、 我公司隨系統給用戶一套樣本數據，如果用戶認為與自己醫院的情況比較相似，可以直接修改使用。但對于數據量大的字典不推薦用此方法，建議醫院重新做一套自己的數據。
三、 用戶根據自己院里的情況，一切重新開始，準備一套適合自己醫院、符合現有
軟件需要的數據。此過程可分為三個階段：
1. 數據采集階段
這個階段主要是手工采集數據。部分字典內容多而繁雜，采集起來所需時間長，占用人力大，需要耐心認真的對待。在數據采集階段，有以下幾點注意事項：
首先，負責各字典的數據采集的人員應是今后字典的直接或維護人員，并對字典內容有確切把握的，以保證字典內容的準確性與完整性。例如：職工主索引由人事部門來完成，醫囑項目字典應由護理部與各科室協作完成等。
其次，有些字典（如醫囑項目字典）因內容多，工作量大，需要幾個人同時采集數據，這便不可避免的會出現數據的重復或遺漏。所以，對于這些字典，在分別數據采集完成后，還應將幾份數據放在一起進行整體檢查，去除那些重復的數據項目，并盡可能多的將遺漏數據補充完整。
第三，要根據該字典數據結構的要求，對數據進行初步整理，使其符合要求。例如，醫囑項目的名稱不得超過24個漢字，若有名稱特別長，則需將其簡化；藥品名稱字典中編碼的前四位是分類碼，后兩位是流水碼等。對于各字典的編碼，需要分類的，可先將類別分好，具體編碼待錄入微機時再編，有相當一部分編碼是機器自動生成的。
最后，對于采集來的數據要編排整理，保留完整，以備將來檢查核對用。需要特別指出的是，因從事數據采集的人員與下一步數據錄入人員極有可能不是同一人，因此，在書寫時，請注意工整明了。
2. 數據錄入階段
數據錄入可從醫院中挑選有初步計算機知識、打字速度快、準確率高的人員來做，以提高效率，但可能會因該人員對自己錄入的數據內容不了解或因數據書寫不規范而產生一些錯誤。在錄入過程中，將不斷與相應數據采集人員進行交流；也可請數據采集者來錄入，發現錯誤好及時更正，并能夠隨時處理那些仍然在變化的數據，為將來的維護使用工作打下基礎。
數據錄入的工具可直接選用系統軟件，也可通過其它方法，我們的工程師會根據實際情況為用戶提出最佳方案，并對用戶進行培訓。
因參加數據錄入的人員較多，程度不一，數據錄入工作完成后，應由專人根據數據采集手稿來檢查核對，發現不正確或不準確的地方要及時更正。
3. 數據驗收階段
用戶將核對后的數據發往我公司，由工程部的工程師檢查數據是否滿足系統的要求，有需要修改則及時通知用戶作相應改動。此次檢查主要是針對數據的結構及編碼規則，對于數據具體含義的正確性是用戶把關。至此，數據準備工作完成。
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