Excel電子表格應(yīng)用技巧對(duì)信息化實(shí)驗(yàn)室工作效率的提高
馮光①
①沈陽市婦女兒童保健中心，110032，遼寧省沈陽市皇姑區(qū)崇山東路74 號(hào)
作為Office 辦公軟件的一個(gè)組件，Excel 可以不依賴于其它辦公軟件單獨(dú)應(yīng)用，并且以其強(qiáng)
大的數(shù)據(jù)處理、圖表展示功能在實(shí)驗(yàn)室信息化進(jìn)程中起到不可或缺的作用。此文以Excel 為例說
明一些在計(jì)算機(jī)中常用而且實(shí)用的使用技巧和注意事項(xiàng)，以期對(duì)操作人員可以有相當(dāng)?shù)膸椭M(jìn)
而提高工作效率。
1 方法
分別在以下系統(tǒng)配置中進(jìn)行測(cè)試：
● Pentium(R) D CPU2.80GHz, 2G 內(nèi)存，80G 硬盤，Windows XP2002,Office2003
● Inter(R)CPU,512M 內(nèi)存，120G 硬盤，Windows2000,Office2000
● Inter(R)CPU,512M 內(nèi)存，120G 硬盤，Windows98,Office2000
● Inter(R)Celeron(R)CPU2.53Hz,256M 內(nèi)存，250G 硬盤，WindowsXP,Office2002
● Inter(R)Celeron(R)CPU1.80Hz,128M 內(nèi)存，40G 硬盤，WindowsXP,Office2003
采納如下具體策略前后，分別記錄每條數(shù)據(jù)信息的處理時(shí)間，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)比較:
1.1 文本錄入時(shí)單元格內(nèi)換行 在Excel 的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車鍵表示結(jié)束當(dāng)前單
元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你是想在單元
格內(nèi)分行，則必須在單元格內(nèi)輸入硬回車，即按住Alt 鍵的同時(shí)按回車鍵，以下用“Alt+回車”
表示。
1.2 輸入日期 在Excel 中日期的輸入方法也是用斜杠或減號(hào)來區(qū)分年月日的，比如在單元格中
輸入“3/4”或“3-4”，按回車鍵則顯示“3 月4 日”，Excel 會(huì)對(duì)格式進(jìn)行分析，如果你輸入的
是“13/4”或“13-4”，按回車鍵后均顯示“4 月13 日”，但如果你輸入的是“13-45”，則Excel
認(rèn)為這不是一個(gè)日期格式，而是文本格式，所以直接顯示文本“13-45”。當(dāng)單元格中顯示M 月D
日時(shí)，查看編輯欄，里面實(shí)際是Y 年M 月D 日，這個(gè)自動(dòng)賦予的年份就是機(jī)器當(dāng)前年份，換句話
說，你要輸入本年度的M 月D 日，只要直接輸入M/D 或M-D 就可以了，年份是自動(dòng)加上的，這可
以在一定程度上提高效率。如果是輸入其它年份的日期，則必須把年份也打上才行，比如“Y-M-D”
的格式。
1.3 輸入分?jǐn)?shù) 幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來界定分子與分母，其格式為“分
子/分母”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”
(零)以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開，比如我們?cè)谳斎?/4 時(shí)，則應(yīng)該輸
入“0 3/4”。如果在單元格中輸入“5 3/4”，則在單元格中顯示“5 3/4”，而在編輯欄中會(huì)顯示
它的值“5.75”。
1.4 快速刪除空行 不連續(xù)的空行單個(gè)刪除很麻煩，可以利用自動(dòng)篩選功能來實(shí)現(xiàn)，從最上的空
行開始選擇操作區(qū)域后，菜單[數(shù)據(jù)]/[篩選]，[自動(dòng)篩選]，每一列頂部選（空白），[編輯]/[刪
除行]，[確定]，所有空行刪去，非常方便1。
1.5 不過多使用鼠標(biāo) 過多使用鼠標(biāo)，會(huì)造成“鼠標(biāo)手”。鼠標(biāo)的發(fā)明本意是為了使計(jì)算機(jī)的操作
更加簡(jiǎn)便，來代替鍵盤那繁瑣的指令。但實(shí)際應(yīng)用中往往差強(qiáng)人意，拋開健康因素，即使從效率
角度看，鍵盤也會(huì)比鼠標(biāo)帶來更高的工作效率，如果能善用鼠標(biāo)與鍵盤的組合，則效果更佳。比
如超過滿屏的多頁文本或單元格選擇，使用鼠標(biāo)單擊拖放，往往不能精確定位，而用鼠標(biāo)單擊→
滾輪（或者拖放滾動(dòng)條）→Shift+單擊，這種組合應(yīng)用就更能精確定位，而且避免鼠標(biāo)鍵誤擊的
煩惱。包括Excel 在內(nèi)的Office 系列軟件有豐富的快捷鍵組合可以應(yīng)用，為提高效率起見，下
2
文會(huì)介紹一些常用的快捷鍵組合供大家擇用。
1.6 左右手鼠標(biāo) 為防止長(zhǎng)期使用鼠標(biāo)對(duì)手腕的傷害，您可以嘗試換另一手使用鼠標(biāo)，如果覺得
左右鍵不習(xí)慣，可以在[控制面板]/[鼠標(biāo)]/[鼠標(biāo)鍵配置]中切換主要和次要的按鈕。這樣在左手
用時(shí)，食指仍然是主鍵，中指是輔鍵，與右手對(duì)稱，很容易適應(yīng)。
1.7 凍結(jié)窗格 用“凍結(jié)窗格”功能來一直顯示某一個(gè)單元格或者是一行、一列單元格。從而方
便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較或者顯示表頭。 操作方法如下：（1）如果一直顯示某一個(gè)單元格，可在選中
該單元格右下角的單元格，選擇[窗口]/[凍結(jié)窗格]菜單命令，這時(shí)在工作表中將顯示一個(gè)十字
線，隨意拖動(dòng)水平和垂直的滾動(dòng)條時(shí)，該單元格都不會(huì)移動(dòng)并一直顯示。（2）如果要一直顯示某
一行的單元格，可以將該單元格下方一行單元格全選，然后選擇[窗口]/[凍結(jié)窗格]菜單命令，
會(huì)看到該行單元格上有一條加粗的直線，任意拖動(dòng)水平和垂直的滾動(dòng)條，直線上方的單元格都會(huì)
保持顯示。顯示某一列的單元格操作與之類似。（3）要取消凍結(jié)單元格，可以選擇[窗口]/[取消
凍結(jié)窗格]菜單命令即可。
1.8 快捷鍵 快捷鍵簡(jiǎn)稱快鍵，Excel 表格的應(yīng)用中有許多快鍵可以用，恰當(dāng)?shù)氖褂眠@些快鍵可
以大大提高工作效率，菜單中所有加下劃線的字母可以用Alt 鍵同時(shí)按對(duì)應(yīng)的字母進(jìn)行快捷應(yīng)
用，菜單中還有許多菜單項(xiàng)目后有Ctrl+（相應(yīng)大寫字母或數(shù)字）的標(biāo)識(shí)，都可以用Ctrl+（相
應(yīng)字母或數(shù)字）進(jìn)行快捷應(yīng)用。以下要介紹一些經(jīng)常要用到的快鍵，不僅可以在Excel 中應(yīng)用，
大部分也可以在其它Windows 電腦軟件中應(yīng)用。
1.9 Ctrl+A 全選，Ctrl+C 復(fù)制、Ctrl+X 剪切與Ctrl+V 粘貼 按Ctrl+A 后當(dāng)前表單中全部單元
格被選中，Ctrl+C 復(fù)制所選內(nèi)容，被復(fù)制的單元格外框會(huì)有閃動(dòng)的虛線框示意，Ctrl+V 粘貼所
選內(nèi)容到光標(biāo)所在單元格， Ctrl+X 剪切所選內(nèi)容，粘貼后相當(dāng)于復(fù)制粘貼后刪除目標(biāo)源。
1.10 Ctrl+O 打開 Ctrl+O 打開新文檔，會(huì)顯示對(duì)話框來選擇被打開的文檔的路徑，在對(duì)話框中
操作時(shí)鼠標(biāo)雙擊與單擊后回車確認(rèn)相當(dāng)。
1.11 Ctrl+S 保存 第一次使用時(shí)會(huì)出現(xiàn)保存對(duì)話框，提示給定一個(gè)保存的路徑和文檔名字。再
次保存時(shí)不再有提示對(duì)話框出現(xiàn)，而會(huì)有進(jìn)度條顯示保存進(jìn)度。
1.12 Ctrl+F查找 當(dāng)選擇若干單元格后按Ctrl+F 會(huì)出現(xiàn)查找替換對(duì)話框，輸入具體查找內(nèi)容回
車后會(huì)在所選范圍內(nèi)進(jìn)行查找。如果沒有預(yù)選具體單元格范圍則查找動(dòng)作對(duì)整個(gè)表單進(jìn)行。
1.13 Ctrl+P 打印 打印前出對(duì)話框，有機(jī)會(huì)調(diào)整打印參數(shù)，比如打印選定區(qū)域，或打印特定的
頁數(shù)等。
1.14 打印表頭 要在數(shù)據(jù)表格打印時(shí)每一頁都出現(xiàn)表頭可以使用打印表格標(biāo)題功能，方法是選擇
[文件]/[頁面設(shè)置]/[工作表]菜單命令，可以通過選擇表頭所在行或列來設(shè)置頂端標(biāo)題行或左邊
標(biāo)題列。以后每次打印都會(huì)在每頁把標(biāo)題行或列打印出來，這對(duì)于多頁報(bào)表的打印非常有用。
1.15 行高與列寬 可以用鼠標(biāo)拖放控制點(diǎn)來粗略地設(shè)置行高與列寬，更精確的設(shè)置是在[格
式]/[行]/[行高]或[格式]/[列]/[列寬]對(duì)話框中設(shè)定具體的行高或列寬，數(shù)越大越寬，越小越
窄，行高或列寬為0 時(shí)會(huì)隱藏所選行或列。
1.16 自定義工具欄 選擇[工具]/[自定義]菜單命令出現(xiàn)對(duì)話框，選中[工具欄]標(biāo)簽，[新建]按
鈕可以新建自己的特色訂制工具欄，再選[命令]標(biāo)簽，通過拖放各命令按鈕到新建的訂制工具欄，
可以選不同類別的各種常用命令到你的訂制工具欄中，使用時(shí)十分方便。
1.17 刪除與退格 刪除鍵（Delete）與退格鍵（B |
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